Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026
Version: 0.3

Dieser deutsche Text ist eine Übersetzung des portugiesischen Originals, das bei Abweichungen maßgeblich ist.

1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist

Concealed, Unipessoal Lda, mit der einheitlichen Register- und Steuernummer 514 292 695 und einem Stammkapital von 6.000 €, mit Sitz in der Rua da Fonte, nº13, Toledo, 2530-781 Vimeiro LNH, Betreiberin von Apronta (apronta.co, apronta.site), ist für die Verarbeitung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten verantwortlich, soweit nicht anders angegeben (Abschnitt 4).

Kontakt für Fragen zum Datenschutz: [email protected].

Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter (DSB) benannt: Bei der Größe des Teams (zwei Gründer) ist dies zum jetzigen Zeitpunkt gesetzlich nicht vorgeschrieben. Diese Einschätzung wird mit wachsendem Datenvolumen überprüft.

2. Welche Daten wir verarbeiten und für wen

2.1 Geschäftsinhaber (direkte Nutzer von Apronta)

E-Mail-Adresse, Name, Anmeldesitzung, Antworten im Onboarding, Inhalte, die sie auf der Website einstellen (Adresse des Unternehmens, Steuernummer NIF, Öffnungszeiten, Fotos, Speisekarte). Rechtsgrundlage: Erfüllung des Abonnementvertrags. Mit dem Entwurf und später mit dem Konto speichern wir außerdem die Kennung, die Datafast dem Browser gegeben hat, auf dem der Entwurf erstellt wurde, oder, falls dieser keine hat, dem Browser, auf dem das Unternehmen registriert wurde. Wenn das Unternehmen registriert wird, teilen wir Datafast die interne Kennung des Kontos und die der Organisation, zu der das Unternehmen gehört, mit, zusammen mit der Art des Unternehmens und der Sprache; bei jeder Anmeldung im Konto teilen wir ihm die Kennung des Kontos erneut mit. Das dient dazu, die Besuche derselben Person über verschiedene Browser und Geräte hinweg zusammenzuführen und zu wissen, welcher Besuch auf der Website von Apronta das jeweilige Unternehmen gebracht hat (Abschnitt 2.2). Weder mit diesen Kennungen noch mit den Momenten aus Abschnitt 2.2 sendet Apronta Datafast die E-Mail-Adresse oder den Namen einer Person; was Datafast bei Stripe über die Zahlungen an Apronta liest, darunter E-Mail-Adresse und Name der zahlenden Person, steht in Abschnitt 2.4. [ZU BESTÄTIGEN: Rechtsgrundlage für die Verknüpfung des Besuchs mit dem Konto, berechtigtes Interesse oder Einwilligung. Das ist eine rechtliche Entscheidung, die noch zu treffen ist.]

Um den Entwurf der Website zu schreiben, um die Fotos oder PDF-Dateien der Speisekarte auszulesen, die der Inhaber übermittelt, um Übersetzungen der Texte der Website vorzuschlagen und um Texte für Kampagnen und Antworten auf Rezensionen vorzuschlagen, werden diese Daten über das Unternehmen von einem Modell künstlicher Intelligenz von Anthropic verarbeitet (Abschnitt 5). Apronta speichert diese Fotos nicht; sie dienen nur dazu, die Liste auszulesen. Der Inhaber bestätigt die Liste, die Übersetzungen und jeden vorgeschlagenen Text, bevor sie veröffentlicht oder versendet werden.

Google-Eintrag. Verbindet der Inhaber den Eintrag des Unternehmens bei Google (Google Unternehmensprofil), nutzt Apronta diese Berechtigung für drei Dinge: die Aktualisierung des Eintrags (Adresse der Website, Öffnungszeiten und Schaltfläche zum Buchen); das Lesen der Rezensionen des Eintrags, ohne sie zu speichern, wenn der Inhaber den Bildschirm mit den Rezensionen öffnet; und die Veröffentlichung einer Antwort auf eine Rezension, nur wenn der Inhaber bei dieser Rezension auf die Schaltfläche zum Veröffentlichen klickt. Von jeder veröffentlichten Antwort speichern wir, wer sie wann veröffentlicht hat, und den Text, als Nachweis der Berechtigung des Inhabers. Der Text einer Rezension wird nur dann an Anthropic übermittelt, wenn der Inhaber einen Antwortvorschlag anfordert (Abschnitt 2.3). Der Inhaber kann die Verbindung zum Eintrag jederzeit in den Einstellungen trennen.

2.2 Besucher der veröffentlichten Websites (*.apronta.site)

Die Besuchsstatistiken sind bewusst anonym und ohne Cookies: Gespeichert wird eine Zählung pro (Unternehmen, Tag, Herkunft des Besuchs: zum Beispiel QR, Google, Instagram, WhatsApp, direkter Aufruf), niemals ein Datensatz pro Besucher. Für diese Funktion ist kein Cookie-Hinweis erforderlich, da weder personenbezogene Daten noch Besucherkennungen erhoben werden. Die veröffentlichten Websites laden weder Google Analytics noch Meta Pixel noch ein anderes Analysewerkzeug von Drittanbietern.

Inhalte von Google. Zwei Dinge auf einer veröffentlichten Website stammen direkt von Google: die Karte, wenn das Unternehmen einen Abschnitt mit Karte hat, die geladen wird, wenn der Besucher auf der Seite in ihre Nähe kommt; und die Bewertung, die Rezensionen und die Fotos des Unternehmens bei Google, wenn das Unternehmen sie anzeigt, die Google selbst auf der Seite darstellt. In diesen Fällen verbindet sich der Browser des Besuchers mit den Servern von Google, das dabei die IP-Adresse des Besuchers erhält und eigene Cookies speichern kann, und zwar als Verantwortlicher und nach Maßgabe der Google-Datenschutzerklärung und der Zusatzbedingungen von Google Maps für Endnutzer. Apronta erhält und speichert davon nichts, und eine Website ohne Karte und ohne Inhalte von Google verbindet sich nicht mit Google.

Auf der eigenen Website von Apronta (apronta.co, nicht auf den Websites der Unternehmen) verwenden wir Datafast, um Besuche zu zählen und zu verstehen, wozu sie führen. Anders als die oben beschriebene Zählung auf den veröffentlichten Websites verwendet diese ein Cookie, um wiederkehrende Besucher zu erkennen, und deshalb ist die Unterscheidung wichtig: Das Cookie gibt es auf der Website von Apronta, auf der veröffentlichten Website eines Unternehmens dagegen nicht. Neben den aufgerufenen Seiten zählt es die wichtigsten angeklickten Schaltflächen und wie weit die Startseite und die Preisseite gelesen werden. Zu der Besucherkennung, die dieses Cookie speichert, fügt unser Server einige Momente hinzu, die nur er sieht: ein erstellter Entwurf, die vollständig beantworteten Fragen, ein angeforderter Link zur Registrierung des Unternehmens, das registrierte Unternehmen, die erstmals veröffentlichte Seite, ein gewählter Tarif, eine begonnene Zahlung und ein bezahlter Tarif. Mit jedem Moment werden nur Angaben übermittelt, die niemanden identifizieren (zum Beispiel die Art des Unternehmens, der Tarif, monatlich oder jährlich, die Anzahl der Standorte, die Sprache oder die Seite der Website, auf der alles begann), niemals Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer Person und auch nicht Name oder Adresse des Unternehmens. Wir verfolgen niemanden auf andere Websites und geben diese Daten nicht an Werbetreibende weiter. [ZU BESTÄTIGEN: Einwilligung für dieses Cookie auf apronta.co oder Umstellung von Datafast auf den Modus ohne Cookies. Das sind die beiden Auswege, und es ist eine Produktentscheidung. Im Modus ohne Cookies erreichen die oben genannten Momente, die Verknüpfung mit dem Konto (Abschnitt 2.1) und die Zuordnung der Zahlungen (Abschnitt 2.4) Datafast nicht mehr.] [ZU BESTÄTIGEN: Verarbeitungsregion von Datafast, für Abschnitt 5.]

Seit September 2026 zählen wir auf derselben Website auch Bots (den Googlebot und die Crawler von KI-Assistenten), da diese kein JavaScript ausführen und für die oben genannte Zählung unsichtbar waren. Diese Zählung erfolgt auf dem Server und findet nur statt, wenn sich die Anfrage als bekannter Crawler ausweist: Diese Zählung sendet niemals die Anfrage einer Person an Datafast. Von der Anfrage eines Bots werden die angefragte Adresse, die Adresse, von der er kommt (Referer), sein User-Agent, seine IP-Adresse und die Einordnung des Bots (wem er gehört und wozu er dient) übermittelt: Daten einer Maschine, nicht eines Besuchers. Auf den veröffentlichten Websites der Unternehmen gibt es diese Zählung weiterhin nicht.

2.3 Endkunden der einzelnen Unternehmen (wer bei einem Unternehmen, das Apronta nutzt, bucht, bestellt oder Kunde ist)

Hier handelt Apronta als Auftragsverarbeiter, nicht als Verantwortlicher: Die Daten gehören dem Unternehmen, nicht Apronta. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 4 und in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Dieser Abschnitt beschreibt der Transparenz halber, was vorhanden ist.

Gespeicherte Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Buchungs- und Bestellhistorie, Freitextnotizen und Tags, die das Unternehmen hinzufügt.

Unternehmensübergreifende Identität (cross-shop). Damit eine Person bei verschiedenen Unternehmen, die Apronta nutzen, als „derselbe Kunde“ erkannt werden kann (zum Beispiel, um ihren Verlauf einzusehen), wird die Telefonnummer/E-Mail-Adresse mit einer HMAC-Funktion und einem eigenen geheimen Schlüssel von Apronta (IDENTITY_SALT) umgewandelt, nicht mit einem einfachen Hash. Das Ergebnis ist daher kein einfacher öffentlicher Fingerabdruck der Nummer/E-Mail-Adresse (ein einfacher Hash einer Telefonnummer lässt sich wegen der geringen Zahl möglicher Nummern per Brute Force umkehren; ein HMAC mit geheimem Schlüssel nicht). Dennoch zählt diese Kennung nach der DSGVO zu den pseudonymisierten personenbezogenen Daten, nicht zu den anonymisierten: Sie unterliegt weiterhin allen in Abschnitt 6 beschriebenen Rechten.

Vorgeschlagene Texte. Wenn das Unternehmen einen Antwortvorschlag zu einer Google-Rezension anfordert, werden der Text dieser Rezension und die Sterne von Anthropic (Abschnitt 5) verarbeitet, um den Vorschlag zu schreiben. Der Name der Person, die die Rezension verfasst hat, wird nicht übermittelt: Apronta fügt ihn selbst in die Anrede ein. Für Vorschläge zu Kampagnentexten erhält Anthropic, was die Kundengruppe ausmacht (zum Beispiel „seit mehr als 120 Tagen nicht mehr gekommen“), und Zahlen zu der Gruppe: wie viele Personen die Kampagne erhalten, wie viele davon per SMS und was die meisten üblicherweise buchen. Niemals Namen, Kontaktdaten oder Besuche einzelner Personen, und eine Gruppe mit weniger als fünf Personen wird ohne Zahlen beschrieben.

2.4 Zahlungsdaten

Apronta speichert keine Kartendaten und hat keinen Zugriff darauf. Zahlungen werden direkt von Stripe abgewickelt (siehe Unterauftragsverarbeiter, Abschnitt 5). Bei Käufen bei Apronta (die Tarife, die über Link, einen Dienst von Stripe, von einem eigenen Stripe-Konto für die Tarife aus verkauft werden, und die Einrichtungsleistung „Arranque“, die Apronta selbst über das eigene Stripe-Konto verkauft) enthalten die Zahlungssitzung bei Stripe und das daraus entstehende Abonnement bzw. die daraus entstehende Zahlung die Besucherkennung und die Besuchskennung von Datafast, damit Datafast, das diese Zahlungen in den Stripe-Konten von Apronta liest, weiß, welcher Besuch zu welcher Zahlung geführt hat. Von jeder dieser Zahlungen liest Datafast bei Stripe den Betrag sowie E-Mail-Adresse und Namen der zahlenden Person, so wie Stripe sie gespeichert hat, und fügt sie dem Profil dieses Besuchs hinzu. [ZU BESTÄTIGEN: ob das Stripe-Konto der Tarife, auf dem Link als Verkäufer auftritt (Managed Payments), mit Datafast verbunden werden kann. Falls nicht, erreichen nur die Zahlungen für den Arranque Datafast.] Zahlungen, die ein Unternehmen von seinen Kunden erhält, enthalten nichts davon.

3. Wofür wir die Daten verwenden

• Erbringung des Dienstes (Veröffentlichung der Website, Verwaltung von Buchungen/Bestellungen, Authentifizierung).
• Betriebliche Mitteilungen (Bestätigungen, Erinnerungen per E-Mail oder SMS, sofern vom Unternehmen aktiviert, Hinweise zum Konto).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Rechnungsstellung, steuerliche Aufzeichnungen).
• Erkennung und Verhinderung von Missbrauch (Begrenzung der Anfragerate).
• Messung, welche Besuche auf der Website von Apronta zu Entwürfen, Konten und Tarifen führen, um zu entscheiden, wo wir in die Bekanntmachung von Apronta investieren (Abschnitt 2.2).

Wir verwenden die Daten nicht, um irgendjemandem gezielt Werbung zu zeigen, wir verkaufen keine Daten an Dritte, und es findet kein automatisiertes Profiling mit rechtlicher Wirkung für die betroffenen Personen statt.

4. Zwei verschiedene Beziehungen zu den Daten (wichtig)

Diese Datenschutzerklärung unterscheidet zwei Rollen von Apronta:

1. Verantwortlicher: für die Daten der Geschäftsinhaber, die Apronta direkt nutzen (Abschnitt 2.1), und für die eigenen Betriebsdaten von Apronta.
2. Auftragsverarbeiter: für die Daten der Endkunden der einzelnen Unternehmen (Abschnitt 2.3). Hier ist das Unternehmen, das Apronta nutzt, der Verantwortliche für die Daten seiner eigenen Kunden, und Apronta verarbeitet sie ausschließlich nach den Weisungen dieses Unternehmens, nach Maßgabe der zwischen Apronta und jedem Kundenunternehmen geschlossenen AVV. Wenn Sie Endkunde eines Unternehmens sind, das Apronta nutzt, und Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten ausüben möchten, sollten Sie sich direkt an dieses Unternehmen wenden: Apronta beantwortet Anfragen dieser Art über das Unternehmen, sofern keine gesetzliche Pflicht etwas anderes vorschreibt.

5. Mit wem wir Daten teilen (Unterauftragsverarbeiter)

[ZU BESTÄTIGEN mit dem Entwicklungsteam: physischer Standort der Hetzner-Server (EU oder außerhalb der EU). Davon hängt ab, ob für internationale Übermittlungen Standardvertragsklauseln (SCC) erforderlich sind. Ebenso für die Verarbeitungsregion von Stripe/Twilio/Resend, falls diese nicht ausschließlich in der EU liegt.]

Anthropic ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Es verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Maßgabe seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einbezieht.

Wir geben keine Daten an Dritte weiter, damit diese sie für ihr eigenes Marketing nutzen. Datafast, in der Tabelle oben, misst das Marketing von Apronta selbst, in unserem Auftrag.

6. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung und Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Sie können außerdem bei der CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados, der portugiesischen Datenschutzaufsichtsbehörde), www.cnpd.pt, Beschwerde einlegen.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich an [email protected]. Wenn Sie Endkunde eines Unternehmens sind, das Apronta nutzt (Abschnitt 2.3), beachten Sie bitte den Hinweis in Abschnitt 4.

7. Wie lange wir die Daten aufbewahren

Nach der Kündigung oder Löschung eines Unternehmenskontos werden die Daten dieses Unternehmens und seiner Kundschaft (Abschnitte 2.1 und 2.3) 90 Tage lang aufbewahrt, als Wiederherstellungszeitraum im Fall einer versehentlichen Kündigung; nach Ablauf dieses Zeitraums werden sie endgültig gelöscht.

Diese Regel gilt nicht für Aufzeichnungen, die nach dem Gesetz für einen anderen Zeitraum aufzubewahren sind, insbesondere Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen, die nach portugiesischem Steuerrecht mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen [Wert aus dem Gedächtnis angegeben, weder in dieser Sitzung noch mit einem Buchhalter geprüft; vorerst unverändert übernommen, aufgrund der bewussten Entscheidung, vor der Validierung ohne externe Prüfung fortzufahren; die Rechnungsstellung selbst folgt den bereits von Concealed genutzten Abläufen].

8. Sicherheit

[ZU BESTÄTIGEN mit dem Entwicklungsteam vor der Veröffentlichung: die tatsächlich geltenden technischen Maßnahmen, also Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Verschlüsselung ruhender Daten, Zugriffskontrolle, Datensicherungen. Dieser Entwurf behauptet keine bestimmte Maßnahme über die bereits dokumentierten hinaus: Verwendung von HMAC mit geheimem Schlüssel für die unternehmensübergreifende Identität (Abschnitt 2.3), Begrenzung der Anfragerate über Redis und automatische Fehlerbenachrichtigungen. Keine allgemeinen Formulierungen wie „Sicherheit auf Bankniveau“ ohne Bestätigung einfügen.]

9. Minderjährige

Apronta ist für Geschäftsinhaber und Selbstständige bestimmt (B2B-Nutzung). Apronta richtet sich nicht an Minderjährige unter 18 Jahren als direkte Nutzer der Plattform und erhebt von ihnen nicht wissentlich Daten.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an die Adresse des zugehörigen Kontos mitgeteilt.

11. Sprache

Diese Datenschutzerklärung wird auf Portugiesisch veröffentlicht und in andere Sprachen übersetzt. Dieser deutsche Text ist eine Übersetzung: Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die portugiesische Fassung maßgeblich.